Die Blütezeit der gigantischen Präsenzmessen scheint im Internetzeitalter vorbei zu sein. Wer die hohen Kosten für einen professionellen Auftritt dennoch nicht scheut, sollte alles daran setzen, den ROMI (Return of Messe Investment)  zu maximieren. Dabei geht es unter anderem einerseits um eine optimale Platzierung und Gestaltung des Messestandes, professionelles Vor-Messemarketing und eine effiziente Nachbearbeitung der Messe-Leads.

Genauso wichtig ist es aber, die vorhandenen Erfolgspotenziale von Messegesprächen optimal zu nutzen. Damit Ihre Messekontakte kein folgenloses Dampfgeplauder bleibt, sondern tatsächlich letzten Endes zu lukrativen Neugeschäften führt, ist eine gewissenhafte Vorbereitung Ihres Standteams unabdingbar. Optimal und sehr empfehlenswert wäre ein Halbtagesworkshop mit einem professionellen Messetrainer. Die anfallenden Kosten sind wirklich Investitionen, die sich extrem schnell amortisieren und eine gute Rendite bringen.

Aber auch ohne ein professionelles Training können Sie sich und Ihr Messeteam mit folgenden Tipps auf die Messesituation vorbereiten und einstimmen:

• Der erste Eindruck ist der wichtigste: Gehen Sie freundlich und aufgeschlossen auf potenzielle Interessenten zu. Durch eine finstere Miene oder einen gelangweilten Blick schrecken Sie Besucher womöglich ab, Ihren Stand überhaupt zu betreten.
• Beim ersten direkten Kontakt mit einem Besucher sollten Sie kompetent und sicher auftreten. Das schafft Vertrauen auf Seiten des Interessenten, setzt aber auch voraus, dass Sie sich mit dem vorgestellten Produkt gut auskennen. Vermeiden Sie als Gesprächseinstieg unbedingt die abgedroschene Standardfrage “Kann ich Ihnen helfen?”, die schnell zu einer negativen Antwort verleitet.
• Bringen Sie schon zu Beginn des Gespräches durch gezielte Gesprächsführung in Erfahrung, welches die konkreten Wünsche und Bedürfnisse des Standbesuchers sind. Mit diesem Wissen können Sie besser auf ihn eingehen und ihn besser von Ihrem Produkt überzeugen. Fragen Sie direkt zu Beginn nach einer Visitenkarte. So können Sie direkt den richtigen Unternehmensnamen, den Namen des Gesprächspartners sowie seine Funktion erfassen.
• Noch wichtiger ist die saubere Identifizierung des konkreten Bedarfs: Wie weit fortgeschritten ist die Kaufentscheidung des Kunden, bei welchen Konkurrenten hat er sich bereits informiert, was gefällt ihm an Konkurrenzprodukten mehr bzw. weniger gut?
• Präsentieren Sie Ihr Produkt in einer Sprache, die der Kunde versteht. Stellen Sie dabei den Nutzen des Produkts oder der Dienstleistungen für den potenziellen Kunden in den Vordergrund Ihrer Argumentation. Vermeiden technischen Jargon und sprechen Sie kurz und präzise.
• Fragen, die im Anschluss an die Präsentation offen geblieben sind, sollten Sie umgehend und umfassend klären. Sie beeinflussen so die Entscheidung des Kunden positiv.
• Sprechen Sie noch am Messestand mit dem Kunden ab, welche weiteren Schritte folgen sollen. Bieten Sie nach Möglichkeit einen Besuch im Unternehmen des Kunden an.
• Machen Sie sich direkt im Anschluss an jedes Gespräch Notizen für die Messenachbereitung. Schriftliche Aufzeichnungen können Sie auch an andere Vertriebsmitarbeiter zur Nachbearbeitung weitergeben.

(Quelle: Dirk Kreuter, Erfolgreich akquirieren auf Messen, 2007)

Ein kompakter, praxisorientierter Leitfaden für Messeaussteller auf 18 Seiten. Alle wichtigen Themen werden angesprochen. Kurz, aber empfehlenswert. Hier können Sie ihn kostenlos runterladen (2,4 MB).

Der Praxisleitfaden wird von der Messe Bozen herausgegeben. Übrigens, die ist genauso empfehlenswert.

Südtirol mit seiner Hauptstadt Bozen gilt als Brücke nach Norditalien. Die Messe Bozen ist erfrischend anders, kein Vergleich zu den oft chaotischen Verhältnissen auf den Messegeländen in Mailand oder Bologna. Sehr kundenorientiertes, freundliches Messeteam, kurze Wege.

Die Messen und Kongresse in Bozen konzentrieren sich auf alpenländische Wirtschaftsthemen. Die Schwerpunktthemen Gastronomie und Freizeit, Landwirtschaft und spezielle alpenländische Industriethemen ziehen mittlerweile jährlich über 2.000 Aussteller und 200.000 Besucher aus ganz Europa nach Bozen an.

Präsentiert sich ein Unternehmen auf einer Messe, so ist für den Messebesucher der erste Eindruck entscheidend. Neben einem ansprechenden, attraktiven Messestand ist daher auch das Personal, das am Messestand beschäftigt ist, von besonderer Wichtigkeit. Das Standpersonal repräsentiert das Unternehmen und der Standbesucher, der Kontakt mit ihm hat, wird das Unternehmen mit dem Standpersonal identifizieren.

Ein aufmerksamer Gesprächspartner, ein informatives Gespräch und eine sympathische Erscheinung bleiben in positiver Erinnerung. Daher sollte ein Unternehmer etwas Zeit und Geld in Auswahl und Training der Personen stecken, die für ihn auf der Messe arbeiten und seine Kunden, Geschäftspartner und Interessenten betreuen sollen.

Zuerst sollte geklärt werden, ob eigene Mitarbeiter diese Aufgabe wahrnehmen können oder ob speziell für den Messeauftritt externes Standpersonal angeworben werden soll. Wählen Sie engagierte und motivierte Mitarbeiter, die sowohl über einen fachlichen Hintergrund verfügen als auch freundlich auf Menschen zugehen können. Außerdem sollte vorab geklärt werden, ob eine Art Empfangsdame benötigt wird, die die Besucher begrüßt, den Gesprächspartnern zuführt und sich während der Wartezeiten um sie kümmert.

Schulung vor der Messe

In jedem Fall müssen Sie Ihre Mitarbeiter vor der Messe einer intensiven Schulung unterziehen. Sie müssen bestens über das Unternehmen, Dienstleistungen und Produkte informiert sein. Außerdem sollte das Standpersonal in der Lage sein, Ansprechpartner zu benennen, falls Fragen nicht beantwortet werden können oder eine weitere Kontaktaufnahme angestrebt wird.

Ein professionelles Messetraining mit einem erfahrenen Trainer ist die beste Messe-Investition mit einem direkt messbaren ROI. Und meist gar nicht so kostenträchtig, wie viele Unternehmer glauben. Deshalb lieber etwas weniger Aufwand bei Standgestaltung und Gästebewirtung treiben, aber dafür mindestens einen Halbtagesworkshop mit einem externen Messetrainer. Davon gibt es in Deutschland mindestens ein Dutzend mit guten Referenzen und längjähriger Praxiserfahrung.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern auch klar und deutlich, was Sie von der Messe erwarten und wie das Unternehmen nach außen vertreten werden soll. Geben Sie eine genaue Zielsetzung für die Messe an. Nur so weiß das Standpersonal, was von ihm erwartet wird und kann entsprechend handeln.

Überlegen Sie sich auch, wie das Standpersonal äußerlich auftreten soll und legen Sie beispielsweise eine Kleiderordnung fest oder besorgen Sie ein Messe-Outfit in der Corporate Identity Ihres Unternehmens. Geben Sie Ihren Standmitarbeitern Namensschilder, so können sie von Standbesuchern leichter als Vertreter des Messestandes identifiziert und angesprochen werden.

Aufgabenverteilung

Bestimmen Sie einzelne Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben, beispielsweise könnte eine Person dafür Sorge tragen, dass stets genügend Informationsmappen am Stand bereitliegen.

Bei Auslandsmessen oder bei Messen mit vielen internationalen Besuchern brauchen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter mit entsprechenden Fremdsprachenkenntnissen, die sich speziell um die ausländischen Besucher kümmern.

Halten Sie während der Messe einmal am Tag eine kurze Besprechung ab. Dabei tauschen Sie sich mit dem Standpersonal aus, lassen sich über den Tages- und Messeverlauf informieren. So können Sie gegebenenfalls noch während der Messe auf Kundenwünsche oder -anfragen reagieren.

Worauf Sie bei Ihrem Standpersonal achten sollten, können Sie mit der folgenden Auswahl-Checkliste überprüfen:

Checkliste Standpersonal:

• ansprechende äußere Erscheinung
• korrekte Umgangsformen
• kontaktfreudig
• aufgeschlossen
• sicher im Auftreten
• kommunikationsfreudig
• gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
• gegebenenfalls Fremdsprachenkenntnisse
• Fachkenntnisse über das Unternehmen, dessen Produkte und Dienstleistungen

(Quelle: Deutsche Handwerkszeitung)

Mobile Messestände bieten Ihnen eine kostengünstige Alternative zu handelsüblichen Ausstellungsständen. Sie sind äußerst vielseitig, leicht zu transportieren und zusammen zu bauen und erlauben Ihnen einen starken Auftritt auf den verschiedensten Messen und Ausstellungen mit den unterschiedlichsten Ausstellungsflächen.

Mit einem mobilen Messestand können Sie Ihre Firma effektiv präsentieren, indem Sie plakative Gestaltungselemente und Grafiken verwenden. Dieser ist weitaus kostengünstiger als klassische Messestände und er erlaubt Ihnen auch, Ihr Marketing- und Verkaufsbudget auszuweiten, ohne an der Darstellung der Corporate Identity und der Wirkungskraft der Ausstellung sparen zu müssen.

Für eine gelungene Ausstellung mit Ihrem mobilen Messestand ist es unerlässlich, dass Sie mit einem erfahrenen Grafiker zusammenarbeiten, der Ihnen Layouts erstellen kann, die bei den Besuchern eine hohe Attraktivität erreichen und die Botschaft Ihres Unternehmens in einzigartiger und überzeugender Weise vermitteln.

Die meisten mobilen Messestände bestehen aus einem äußerst leichten, aufklappbaren Rahmen oder auseinander faltbarem, schirmartigen Gestell, das sich auch fast automatisch wieder zusammenfalten lässt. Selbst nach vielen Einsätzen macht es immer noch eine gute Figur und ist überdies im Handumdrehen auf- und abgebaut. Ganz ohne Werkzeug.

Im zusammengefalteten Zustand sind ist Ihr Stand nicht größer als ein Paket, das sich bequem in einem Kofferraum eines Kombis oder Minivans verstauen lässt. Die Mehrzahl der Transportkoffer ist zudem mit Rollen ausgestattet, die den Transport vom und zum Auto wie ein Kinderspiel aussehen lassen.

Die einzelnen Elemente des mobilen Messestands lassen sich nicht nur einfach ineinander fügen, sondern können auch jederzeit durch neue Elemente ersetzt oder ergänzt werden – je nach Einsatzzweck.

Erhalten Sie die bestmögliche Rendite aus Ihrer Messeninvestition? Diese einfache Checkliste erinnert Sie an viele der Fragen, die Sie sich vor jeder Ausstellung stellen und gewissenhaft beantworten sollten.

RECHERCHE
Die Vorbereitungsarbeiten beginnen mit der Messerecherche und –analyse 18-24 Monate vor der Veranstaltung.

1. Wie gut passt diese Messe zu Ihrer Marketingstrategie?
2. Wie passend sind die Messetermine?
3. Welche anderen Events überschneiden sind mit diesen Terminen?
4. Wie geeignet ist der Messeort?
5. Wie hoch ist die Prozentzahl der Fachbesucher, die in unsere Hauptzielgruppe fallen?
6. Wie ist die Prozentzahl an Besuchern, die aus unseren Hauptabsatzgebieten stammen?
7. Welche Aktivitäten unternimmt der Messeveranstalter, um die Messe zu promoten?
8. Wie war die Erfolgsbilanz dieser Messe in der Vergangenheit?
9. Welche unserer Konkurrenten stellen ebenfalls an der Messe aus?
10. Wird das Messemanagement eine Liste mit bisherigen Ausstellern anbieten, um objektive Direktrecherchen zu ermöglichen?
11. Hat jemand aus unserer Firma die Messe bereits in der Vergangenheit besucht?
12. Wie hoch wird unser Investment in die Messebeteiligung sein müssen?
13. Welche Art von Werbeunterstützung bietet das Messemanagement an?
14. Welches Qualitätsmonitoring -/zertifizierung kann der Messeveranstalter anbieten?
15. Mit welchem „Return on Investment“ kann von jeder Messe gerechnet werden?

INDIVIDUELLE MESSEPLANUNG
Die Planung sollte 9-12 Monaten vor dem Event beginnen.

1. Wie passt genau diese Messe in unsere aktuelle Marketingstrategie? Wollen wir… existierende Produkte/Leistungen in existierenden Märkten steigern?  Neue Produkte/Leistungen in existierenden Märkten einführen? Existierende Produkte/Leistungen in neuen Märkten einführen? Die Firma in neuen Märkten vorstellen? Die Firma in existierenden Märkten vorstellen?
2. Welche Produkte/Produktlinien müssen ausgestellt werden?
3. Wer ist auf dieser Messe unsere primäre Zielgruppe?
4. Was sind unsere Messeziele?
5. Haben wir einen schriftlichen Messeplan?
6. Wurde ein Ausstellungsbudget erstellt?
7. Wurde unser Platz beim Veranstalter reserviert?
8. Wurde die nötige Anzahlung bezahlt?
9. Welches Standdesign wird unseren Zielen am besten entsprechen?
10. Können wir unseren aktuellen, vorhandenen Messestand aufpolieren und weiter verwenden?
11. Brauchen wir ein neuen Messeauftritt?
12. Benötigen wir einen klassischen, tradionellen Messestand oder ist eine modulare, leichte Konstruktion die bessere Lösung?
13. Benötigen wir neue Graphiken? Wieder als Posterdrucke oder als Stoffbanner?
14. Welche Messeleistungen/-Elemente müssen bestellt werden: Beschriftung? Elektrizität? Bodenbelag (z.B. Teppichboden, Laminat)? Medienausstattung? Rohrleitung/Luft/Wasser/Abfluss? Stand-Reinigungsservice? Pflanzen/Blumendekorationen? Telefon? DSL? Prospektdrucke? Papierkörbe? Möbel?
15. Ist eine Standbewachung erforderlich?
16. Wurde Standaufbau und-abbau organisiert?
17. Welche Speditionsleistungen müssen organisiert werden?
18. Benötigen wir Leistungen des Messespediteurs (Gabelstapler, Kran, Leerguteinlagerung)?
19. Wurde eine Standhaftpflicht-Versicherung abgeschlossen?
20. Haben wir einen Werkzeugkasten für den Messestand auf der Ladeliste?
21. Wurden die nötigen Hotelreservierungen erledigt?
22. Wann ist die letzte Zahlung für unsere Standfläche fällig?

PROMOTION
Promotionsmaßnahmen müssen 6-8 Monate im Voraus geplant werden.

1. Welche Vor-Messewerbung muss organisiert werden? Persönliche Einladungen (z.B. mit Anreiz und Antwortformular)? Werbung (z.B. Fachveröffentlichungen, lokale Medien)? Direktmail? Telemarketing? Beziehungspflege? Website? Sponsoring?
2. Wurde unsere Standnummer in allen Vor-Messeveröffentlichungen berücksichtigt?
3. Müssen zusätzliche Kataloge/Prospekte/Preislisten gedruckt werden?
4. Wurden Pressemappen vorbereitet?
5. Müssen erweiterte PR-Aktivitäten geplant werden?      (z.B. Pressekonferenz)
6. Wurde unser Messekatalogeintrag fertig gestellt und abgeschickt?
7. Welche Werbegeschenke werden unsere Botschaft am besten verstärken?
8. Welche Vor Ort-Medienwerbung wollen wir organisieren? Flughafenwerbung? Plakatwände? Hotel-TV-Werbung? Öffentliche Verkehrsmittelwerbung? Hotelzimmerpromotion? Messekataloganzeigen? Sponsoring? Oder können wir uns das alles sparen?
9. Sollen wir ein Besucher-Preisausschreiben organisieren?
10. Steht unser Preisausschreiben oder Werbegeschenk in Einklang mit staatlichen Lotterie-Gesetzen?
11. Wie viele Messeeintrittskarten für VIP-Kunden und Mitarbeiter müssen bestellt werden?
12. Welche Art von Besucherbewirtung ist geplant?
13. Sind Abendevents mit Kunden vorgesehen? Wurden entsprechende Räumlichkeiten reserviert?

PERSONAL
Planen Sie Ihr Stand-Team 4-6 Monate im Voraus.

1. Wie viele Leute werden benötigt um Ihren Stand zu besetzen?
2. Wer sind die besten Mitarbeiter, um Ihr Unternehmen zu vertreten?
3. Wurde ein Standmanager ernannt?
4. Wurde ein professionelles Messepersonaltraining organisiert?
5. Wurde ein Vor-Messe-Vorbereitungsgespräch mit allen Standmitarbeitern angesetzt?
6. Ist das Standpersonal  mit den Produkten/Leistungen vertraut , die ausgestellt werden?
7. Wurde eine Produkt-Demonstrationsschulung organisiert?
8. Wird dabei ein technischer Experte zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten?
9. Wurde eine Kleiderordnung erstellt?
10. Wurden Namensschilder für das gesamte Standpersonal bestellt?
11. Hat das Standpersonal eine ausreichende Anzahl an Visitenkarten?
12. Wurde ein Stand-Zeitplan erarbeitet?
13. Wer wird den Standauf- und Abbau beaufsichtigen?
14. Ist diese Person in der Lage, nach Messeende die ordnungsgemäße Verpackung und Verladung der Exponate zu überwachen?

PRODUKTIVITÄT

Bereiten Sie möglichst viele der notwendigen Nach-Messeaktionen schon vor Messebeginn vor.

1. Wurde ein Messekontaktformular für die effiziente Erfassung der Standbesucher entwickelt?
2. Wurden tägliche Einsatzbesprechungen angesetzt?
3. Werden Dankesbriefe an alle registrierten Standbesucher kurzfristig verschickt?
4. Wie und von welchen Personen werden die ausgefüllten Messekontaktformulare nach der Messe weiter verarbeitet?
5. Wie werden eventuelle Bar-Abverkäufe vom Messestand überwacht?
6. Wie sieht das Bonus-/Anerkennungssystem für das Standpersonal aus?
7. Wie wird die Messebeteiligung für zukünftige Beteiligungen evaluiert?
8. Sind wir innerhalb des aufgestellten Messe-Budgets geblieben?
9. Muss das Budget für die nächste Veranstaltung überarbeitet werden?
10. Welche anderen nationalen /internationalen Messeveranstaltungen bieten sich für eine Potenzialanalyse an?

ERFOLGSFORMEL:
Sofort handeln, wo auch immer nötig. Planen Sie immer für das Unerwartete und seien Sie bereit zur Improvisation. Denken Sie daran, nicht alles wird auf der Messe oder dem Event immer exakt so laufen, wie Sie es geplant haben! Handeln Sie flexibel und bewahren Sie die Ruhe.

Ganz entscheidend für die Erreichung der gesetzten Messeziele ist die Zusammensetzung und die Auswahl des richtigen Messestandteams.

Bei der Auswahl der Mitarbeiter ist auf fachliche und persönliche Qualifikation und auf gute physische Kondition zu achten. Messeerfahrung und Fremdsprachenkenntnisse sind weitere Auswahlkriterien. Ein erfolgreiche Messemannschaft kann erfahrungsgemäß folgende Zusammensetzung haben:

l. Geschäftsführung / Unternehmensleitung

Messen sind überwiegend Chef-Sache. Untersuchungen haben ergeben, dass 30 Prozent der Besucher aus dem Top-Management und etwa 50 Prozent aus dem mittleren Management kommen. Sie erwarten adäquate Gesprächspartner für ernsthafte Verhandlungen auf „Augenhöhe“.

2. Vertrieb / Verkauf

Die Anzahl der Verkaufs-Mitarbeiter richtet sich nach den Verkaufsgebieten und Produktsparten. Die optimale Anzahl von Mitarbeitern kann erfahrungsgemäß nie erreicht werden, da die Besucherfrequenz von Tag zu Tag und innerhalb des Tages schwankt. Liegen gesicherte Werte vor bzw. werden Statistiken über Jahre geführt, so kann Personal besser geplant werden.

3. Beratung

Zum Standpersonal zählen auch Anwendungstechniker, Ingenieure, Software-Spezialisten usw., also die Fachkräfte, die hinter der Entwicklung der Produkte und Dienstleistungen stehen. Dadurch wird gewährleistet, dass der Besucher umfassend informiert werden kann.

4. Service

Hostessen, Büropersonal und Hilfsdienste sollten an allen Stellen (z.B. Infotheke), an denen spezifische Insiderkenntnisse über das ausstellende Unternehmen erforderlich ist, aus dem eigenen Mitarbeiterkreis gewählt werden. Für reine Dolmetscher- und Hilfstätigkeiten kann auch externes Personal eingesetzt werden.

5. Standleitung

Standleiter ist in der Regel der Messekoordinator der Vorbereitungsphase, z.B. Marketing- oder Werbeleiter, in kleineren Betrieben häufig ein Mitglied der Geschäftsführung oder jemand aus der Unternehmerfamilie. Er ist innerhalb des Unternehmens und auch nach Außen für alle organisatorischen und ablauftechnischen Dinge der zentrale Anlauf. Er oder sie kann während der Messe auch als sogenannter Standmanager fungieren. Hierfür ist eine Person auszuwählen, die in der Gesamtplanung mit einbezogen wurde und außerdem mit der Unternehmensphilosophie gut vertraut ist.
Beim Standmanager laufen alle Fäden, die den Messeablauf betreffen, zusammen. Außerdem sollte dieser bei größeren Messeständen von jeglichen Verkaufsaufgaben befreit, oder zumindest teilweise entlastet sein.

6. Standfokus “Empfangstheke”

Der direkte Weg zum Stand des Wettbewerbers ist vorprogrammiert, wenn der Messestandbesucher schon beim Empfang schlecht, zu spät oder auch gar nicht “bedient” wird. Die Information bzw. Rezeption ist extrem wichtig als Anlaufstelle für den Standbesucher.

Diese häufig erste Kontaktstelle bestimmt ganz wesentlich den erfolgreichen Verlauf des Kundengesprächs am Stand. Für diese Tätigkeit sollten ausschließlich erfahrene Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen, welche die Organisation genauestens kennen, ausgewählt werden. Die ‘besten’ Stammkunden erwarten bei einem Messebesuch, dass man sie kennt und entsprechend behandelt, sowie  ihnen schnellstmöglich den richtigen Gesprächspartner präsentiert.

Außerdem müssen an dieser zentralen Stelle die Telefongespräche richtig weitergeleitet sowie Prospekte verteilt werden. Weiterhin sollten an der Empfangstheke allgemeine Informationen, wie z. B. das Vertriebsnetz mit Adressen und Ansprechpartnern, eine Liste der auf dem Stand anwesenden Mitarbeiter sowie wichtige Telefonnummern (Hallenleitung, Messeleitung, Spedition usw.) zur Verfügung stehen. Kundenzufriedenheit schafft Umsatzzufriedenheit.

Der Messeauftritt, bezogen auf den Kundenkontakt, hat wenig mit der Betriebsgröße zu tun, sondern wird entscheidend durch die Standbesatzung beeinflusst.

Geschäftspartner kommunizieren heute anders als z.B. vor zehn Jahren: weil überall und fast immer telefonisch erreichbar, muss weniger geschrieben werden. Und wenn geschrieben wird, dann sehr oft per E-Mail. Das hat zur Folge, dass der Anteil der Werbebriefe in der Eingangspost größer geworden ist, obwohl sich deren absolute Zahl nicht erhöht hat.

Ihre Einladung per Postbrief ist für den Empfänger erst einmal ein solcher “Werbebrief”. Der muss die ersten zehn Sekunden beim Adressaten überleben. Da muss die Gestaltung stimmen und vor allen Dingen die Adresse. Dazu Professor Siegfried Vögele: “Sobald das Auge den eigenen Namen sieht, spielt das Gehirn verrückt. Das ist eine Art Branding im Kopf. Tests zeigen, dass Personen, die einen längeren Text nur so kurz gezeigt bekommen, dass sie diesen Text nicht lesen können, den eigenen Namen trotzdem erkennen.”

Um erfolgreich zu Ihren Präsentationen auf Ausstellungen und Messen einzuladen, müssen Sie Ihre Adressdateien pflegen. Bei Ihren Einladungen sollte deshalb auf den Umschlägen neben dem Adressfenster die Aufforderung “Falls unzustellbar, bitte zurück an Absender” nicht fehlen. Diese Rückläufe und z.B. Hinweise, dass die eingeladene Person nicht mehr im Unternehmen ist, sollten sofort eingepflegt werden. Das können kostengünstig 400 Euro-Aushilfskräfte übernehmen. Am besten solche mit Büroerfahrung, die dann auch telefonisch nachfragen können, wer statt des Ausgeschiedenen zukünftig der Ansprechpartner ist. Und dabei gleichzeitig die Zustimmung einholen, weitere Informationen auch per E-Mail zusenden zu dürfen. Dann können Sie zukünftig kostengünstig zweistufig einladen.

1. Ihren Messeerfolg werden Sie nur mit vielen qualifizierten Besuchern am Stand in den Gesprächen realisieren. Sorgen Sie für ein hohes Besucheraufkommen, indem Sie Ihre Wunschgäste gezielt und massiv einladen. Je professioneller, umso besser.

2. Verabreden Sie sich – wann immer möglich-  persönlich und ganz konkret mit Datum und Uhrzeit. Die Messeveranstalter unterstützen Sie dabei oftmals mit hilfreichen Servicetools.

3. Gute Kontakte zur Presse und eine fachliche Berichterstattung über Ihre Messeneuheiten sorgen für einen nachhaltigen Eindruck auf der Messe. Nutzen Sie dafür den Presseservice des Messeveranstalters.

4. Verfolgen Sie während der Messe ganz konsequent Ihre eigenen Ziele. Alle Ziele erfordern Initiative und Einladung zum Gespräch, das heißt von Ihnen konzentrierte Aufmerksamkeit, Interesse und aktive Besucheransprache.

5. Messebesucher sind immer auf der Suche nach Neuheiten und Branchenattraktivitäten. Dadurch sind sie sehr aufgeschlossen und offen für Gespräche mit neuen Anbietern.

6. Geben Sie Ihren unbekannten Besuchern eine schnelle Orientierung und bitten diese um Gleiches. Stellen Sie sich persönlich vor und fragen dann nach Interesse, Herkunft, Funktion und Namen.

7. Keine Monologe und keine tiefen Fachgespräche. Beachten Sie bei Ihrer Gesprächs-führung den besonderen Ort „Messe“. Das heißt Konzentration auf wesentliche Inhalte und Austausch nur darüber.

8. Messegespräche sind dann erfolgreich, wenn sie ein konkretes, verbindliches Ergebnis haben. Realistisch sind Gesprächsabschlüsse, die eine weitere Aktivität vereinbaren.

9. Dokumentieren Sie die Ergebnisse direkt in einem Besuchsbericht, denn Gespräche ohne eine entsprechende Notiz haben nach der Messe nicht stattgefunden. Besucher erwarten Folgeaktivitäten von Ihnen.

10. Halten Sie nach der Messe Ihre Versprechen. Am besten im angekündigten Zeitraum. Denn erst mit der Messenacharbeit werden die Messegespräche zum Erfolg und Sie zu einem vertrauenswürdigen Partner.

Ein Gang über eine x-beliebige Fachmesse bestätigt alle aktuellen Studien nur allzu deutlich:

Messeauftritte werden immer noch aus der Innensicht der Unternehmen konzipiert und gleichen einer gigantischen „Nabelschau der Eitelkeiten“. Die Standarchitektur scheint meistens wichtiger zu sein als das Informationsbedürfnis des Fachbesuchers.

Obwohl viele Aussteller hinterher enttäuscht feststellen müssen, dass ihr voller Messestand nicht zu dem erhofften Ergebnis, nämlich Lead- bzw. Neukundengewinnung oder Umsatzgenerierung, geführt hat, veranstalten sie weiterhin Gewinnspiele, Tombolas oder Golfsimulationswettbewerbe.

Nur eines ist bei dieser Strategie nicht vorgesehen –ein Besucher, der sich informieren möchte….geschäftig verziehen sich Verkäufer beim Annähern eines fremden Gesichtes in Küche oder Kabine, wichtigtuerisch greift man schnell zum Handy um ein Gespräch zu vermeiden –bloß nicht anquatschen lassen!

Messen sind immer noch ein wichtiger, wenn auch schwächer werdender Baustein einer real gelebten Kundenbeziehungsstrategie. Die konsequente Kundenorientierung stellt eine Unternehmensphilosophie dar, die auch auf Messen erlebbar werden muss, wenn sie glaubwürdig sein soll.

In der Praxis sieht es leider häufig anders aus: Großzügig verteilte Prospektständer im Außenbereich des Standes erinnern mehr an einen Selbstbedienungsladen denn an ein vitales, aktives Kommunikationsinstrument. Das Gleiche trifft auf multimediale Präsentationen zu, die den Besucher mit den dargebotenen Informationen alleine lassen, denn in beiden Fällen ziehen es die Standmitarbeiter vor, sich mit sich selbst zu beschäftigen.

Andere Aussteller legen ihren Fokus auf einen großzügig bemessenen Bewirtungsbereich –vorzugsweise im ersten Stock, damit man auch wirklich “ungestört plaudern” kann – und verwechseln dies mit einer gelebten Kundenorientierung. Dass diese kostspielige Kundenpflege (eine Tasse Kaffee kostet leicht 300 € oder sogar mehr) dem Kunden keinerlei Mehrwert bringt (der Wettbewerb macht es schließlich genauso), scheint niemanden zu stören. Im Gegenteil, um die gewünschte Wettbewerbsabgrenzung doch noch zu erzielen, überbietet man sich eben gegenseitig im Cateringangebot…

Natürlich spielt der Wohlfühlfaktor auf dem Messestand eine bedeutende Rolle. Aber sollte sich dieser Zustand nicht eher durch ein motiviertes und engagiertes Team äußern, welches vor allem fremden Besuchern das unbedingte Gefühl gibt: “Jeder ist uns willkommen!”?

Viele Messeauftritte sind austauschbar, nur auf wenigen Ständen spürt man etwas von der Unternehmenskultur des Ausstellers. Dabei ist der Auftritt das Spiegelbild der Unternehmensidentität! Vor nicht allzu langer Zeit waren das qualitativ gute Produkt und ein ausgewogenes Preis-/Leistungsverhältnis die Garanten für den Erfolg eines Unternehmens.

Mit der Austauschbarkeit von Produkten und Dienstleistungen funktionieren diese Parameter nur noch bedingt bei der Wettbewerbsabgrenzung. Die Unverwechselbarkeit definiert sich heute über die weichen Faktoren! Deshalb muss die Frage beantwortet werden, welchen Kunden-Mehrwert ein Unternehmen bietet. Warum soll ein Besucher ausgerechnet bei diesem Aussteller kaufen und nicht beim Wettbewerb? Eine spannende Frage, deren Beantwortung letztendlich den Schlüssel zum Kommunikationserfolg liefert.

Für den Messebesucher muss sich dieser Kunden-Mehrwert unmittelbar erschließen

• im Standkonzept, den dargebotenen Inhalten, der Atmosphäre und insbesondere auch im Verhalten des Messeteams!

• Ein attraktiver Stand ist noch keine Botschaft! Egal, wie groß ein Messestand ist, eine Anforderung muss er erfüllen: Ein Fachbesucher muss binnen Sekunden anhand einer Schlüsselbotschaft erkennen, dass er hier die Lösung für sein Problem findet.
• Immer noch bauen zu viele Standkonzepte auf die visuelle Wirkung der Architektur. Weder Inhalt noch Art der Präsentation geben dem Besucher eine direkte Erkenntnis über die Kernkompetenzen des Ausstellers.

Messen und Ausstellungen sind für die Standmitarbeiter Ausnahmesituationen. Meist im Stress und unter Zeitdruck, müssen sie in nur wenigen Tagen oder auch nur Stunden möglichst viele Kunden und Neuinteressenten begeistern. Das Einhalten der üblichen Benimmregeln wird unter diesen Umständen manchmal auf eine harte Probe gestellt.

Deshalb erinnern wir an die wichtigsten Tipps:

1. Hände aus den Hosentaschen.

2. Besucher ansprechen, nicht abschrecken: lassen Sie dem Besucher Zeit, sich umzusehen.

3. Achten Sie auf Ihren Atem – aber kauen Sie kein Kaugummi in der Öffentlichkeit.

4. Machen Sie häufiger mal eine Pause – das wirkt auch erfrischend auf Ihre Kunden.

5. Keine Gruppierung unter Kollegen.

6. Keine Modenschau veranstalten. Treten Sie mit Ihren Kollegen einheitlich auf – so erkennt der Besucher besser, wer zur Standbesatzung gehört.

7. Mobiltelefon nur außerhalb des Standes benutzen.

8. Die Messetheke nicht als Bar zum Abstützen des Kinns benutzen.

9. Den Interessenten nicht an der Standkante abfangen – warten Sie zwei Meter innerhalb des Standes auf ihn.

10. Eine gute Ansprache: “Welches Produkt interessiert Sie? Welches unserer Produkte haben Sie bereits im Einsatz?”

11. Tauschen Sie anschließend Visitenkarten aus und schicken Sie ein Angebot nach.

12. Namensschilder gut lesbar am rechten Revers tragen – nicht an der linken Tasche Ihres Anzugs. So kann Ihr Gesprächspartner Ihren Namen schneller lesen, ohne den Kopf zu verdrehen.

13. Termine mit dem Empfang absprechen und immer abmelden, wenn Sie den Stand verlassen.