Präsentiert sich ein Unternehmen auf einer Messe, so ist für den Messebesucher der erste Eindruck entscheidend. Neben einem ansprechenden, attraktiven Messestand ist daher auch das Personal, das am Messestand beschäftigt ist, von besonderer Wichtigkeit. Das Standpersonal repräsentiert das Unternehmen und der Standbesucher, der Kontakt mit ihm hat, wird das Unternehmen mit dem Standpersonal identifizieren.

Ein aufmerksamer Gesprächspartner, ein informatives Gespräch und eine sympathische Erscheinung bleiben in positiver Erinnerung. Daher sollte ein Unternehmer etwas Zeit und Geld in Auswahl und Training der Personen stecken, die für ihn auf der Messe arbeiten und seine Kunden, Geschäftspartner und Interessenten betreuen sollen.

Zuerst sollte geklärt werden, ob eigene Mitarbeiter diese Aufgabe wahrnehmen können oder ob speziell für den Messeauftritt externes Standpersonal angeworben werden soll. Wählen Sie engagierte und motivierte Mitarbeiter, die sowohl über einen fachlichen Hintergrund verfügen als auch freundlich auf Menschen zugehen können. Außerdem sollte vorab geklärt werden, ob eine Art Empfangsdame benötigt wird, die die Besucher begrüßt, den Gesprächspartnern zuführt und sich während der Wartezeiten um sie kümmert.

Schulung vor der Messe

In jedem Fall müssen Sie Ihre Mitarbeiter vor der Messe einer intensiven Schulung unterziehen. Sie müssen bestens über das Unternehmen, Dienstleistungen und Produkte informiert sein. Außerdem sollte das Standpersonal in der Lage sein, Ansprechpartner zu benennen, falls Fragen nicht beantwortet werden können oder eine weitere Kontaktaufnahme angestrebt wird.

Ein professionelles Messetraining mit einem erfahrenen Trainer ist die beste Messe-Investition mit einem direkt messbaren ROI. Und meist gar nicht so kostenträchtig, wie viele Unternehmer glauben. Deshalb lieber etwas weniger Aufwand bei Standgestaltung und Gästebewirtung treiben, aber dafür mindestens einen Halbtagesworkshop mit einem externen Messetrainer. Davon gibt es in Deutschland mindestens ein Dutzend mit guten Referenzen und längjähriger Praxiserfahrung.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern auch klar und deutlich, was Sie von der Messe erwarten und wie das Unternehmen nach außen vertreten werden soll. Geben Sie eine genaue Zielsetzung für die Messe an. Nur so weiß das Standpersonal, was von ihm erwartet wird und kann entsprechend handeln.

Überlegen Sie sich auch, wie das Standpersonal äußerlich auftreten soll und legen Sie beispielsweise eine Kleiderordnung fest oder besorgen Sie ein Messe-Outfit in der Corporate Identity Ihres Unternehmens. Geben Sie Ihren Standmitarbeitern Namensschilder, so können sie von Standbesuchern leichter als Vertreter des Messestandes identifiziert und angesprochen werden.

Aufgabenverteilung

Bestimmen Sie einzelne Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben, beispielsweise könnte eine Person dafür Sorge tragen, dass stets genügend Informationsmappen am Stand bereitliegen.

Bei Auslandsmessen oder bei Messen mit vielen internationalen Besuchern brauchen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter mit entsprechenden Fremdsprachenkenntnissen, die sich speziell um die ausländischen Besucher kümmern.

Halten Sie während der Messe einmal am Tag eine kurze Besprechung ab. Dabei tauschen Sie sich mit dem Standpersonal aus, lassen sich über den Tages- und Messeverlauf informieren. So können Sie gegebenenfalls noch während der Messe auf Kundenwünsche oder -anfragen reagieren.

Worauf Sie bei Ihrem Standpersonal achten sollten, können Sie mit der folgenden Auswahl-Checkliste überprüfen:

Checkliste Standpersonal:

• ansprechende äußere Erscheinung
• korrekte Umgangsformen
• kontaktfreudig
• aufgeschlossen
• sicher im Auftreten
• kommunikationsfreudig
• gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
• gegebenenfalls Fremdsprachenkenntnisse
• Fachkenntnisse über das Unternehmen, dessen Produkte und Dienstleistungen

(Quelle: Deutsche Handwerkszeitung)