Ganz entscheidend für die Erreichung der gesetzten Messeziele ist die Zusammensetzung und die Auswahl des richtigen Messestandteams.

Bei der Auswahl der Mitarbeiter ist auf fachliche und persönliche Qualifikation und auf gute physische Kondition zu achten. Messeerfahrung und Fremdsprachenkenntnisse sind weitere Auswahlkriterien. Ein erfolgreiche Messemannschaft kann erfahrungsgemäß folgende Zusammensetzung haben:

l. Geschäftsführung / Unternehmensleitung

Messen sind überwiegend Chef-Sache. Untersuchungen haben ergeben, dass 30 Prozent der Besucher aus dem Top-Management und etwa 50 Prozent aus dem mittleren Management kommen. Sie erwarten adäquate Gesprächspartner für ernsthafte Verhandlungen auf „Augenhöhe“.

2. Vertrieb / Verkauf

Die Anzahl der Verkaufs-Mitarbeiter richtet sich nach den Verkaufsgebieten und Produktsparten. Die optimale Anzahl von Mitarbeitern kann erfahrungsgemäß nie erreicht werden, da die Besucherfrequenz von Tag zu Tag und innerhalb des Tages schwankt. Liegen gesicherte Werte vor bzw. werden Statistiken über Jahre geführt, so kann Personal besser geplant werden.

3. Beratung

Zum Standpersonal zählen auch Anwendungstechniker, Ingenieure, Software-Spezialisten usw., also die Fachkräfte, die hinter der Entwicklung der Produkte und Dienstleistungen stehen. Dadurch wird gewährleistet, dass der Besucher umfassend informiert werden kann.

4. Service

Hostessen, Büropersonal und Hilfsdienste sollten an allen Stellen (z.B. Infotheke), an denen spezifische Insiderkenntnisse über das ausstellende Unternehmen erforderlich ist, aus dem eigenen Mitarbeiterkreis gewählt werden. Für reine Dolmetscher- und Hilfstätigkeiten kann auch externes Personal eingesetzt werden.

5. Standleitung

Standleiter ist in der Regel der Messekoordinator der Vorbereitungsphase, z.B. Marketing- oder Werbeleiter, in kleineren Betrieben häufig ein Mitglied der Geschäftsführung oder jemand aus der Unternehmerfamilie. Er ist innerhalb des Unternehmens und auch nach Außen für alle organisatorischen und ablauftechnischen Dinge der zentrale Anlauf. Er oder sie kann während der Messe auch als sogenannter Standmanager fungieren. Hierfür ist eine Person auszuwählen, die in der Gesamtplanung mit einbezogen wurde und außerdem mit der Unternehmensphilosophie gut vertraut ist.
Beim Standmanager laufen alle Fäden, die den Messeablauf betreffen, zusammen. Außerdem sollte dieser bei größeren Messeständen von jeglichen Verkaufsaufgaben befreit, oder zumindest teilweise entlastet sein.

6. Standfokus “Empfangstheke”

Der direkte Weg zum Stand des Wettbewerbers ist vorprogrammiert, wenn der Messestandbesucher schon beim Empfang schlecht, zu spät oder auch gar nicht “bedient” wird. Die Information bzw. Rezeption ist extrem wichtig als Anlaufstelle für den Standbesucher.

Diese häufig erste Kontaktstelle bestimmt ganz wesentlich den erfolgreichen Verlauf des Kundengesprächs am Stand. Für diese Tätigkeit sollten ausschließlich erfahrene Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen, welche die Organisation genauestens kennen, ausgewählt werden. Die ‘besten’ Stammkunden erwarten bei einem Messebesuch, dass man sie kennt und entsprechend behandelt, sowie  ihnen schnellstmöglich den richtigen Gesprächspartner präsentiert.

Außerdem müssen an dieser zentralen Stelle die Telefongespräche richtig weitergeleitet sowie Prospekte verteilt werden. Weiterhin sollten an der Empfangstheke allgemeine Informationen, wie z. B. das Vertriebsnetz mit Adressen und Ansprechpartnern, eine Liste der auf dem Stand anwesenden Mitarbeiter sowie wichtige Telefonnummern (Hallenleitung, Messeleitung, Spedition usw.) zur Verfügung stehen. Kundenzufriedenheit schafft Umsatzzufriedenheit.

Der Messeauftritt, bezogen auf den Kundenkontakt, hat wenig mit der Betriebsgröße zu tun, sondern wird entscheidend durch die Standbesatzung beeinflusst.