Erhalten Sie die bestmögliche Rendite aus Ihrer Messeninvestition? Diese einfache Checkliste erinnert Sie an viele der Fragen, die Sie sich vor jeder Ausstellung stellen und gewissenhaft beantworten sollten.

RECHERCHE
Die Vorbereitungsarbeiten beginnen mit der Messerecherche und –analyse 18-24 Monate vor der Veranstaltung.

1. Wie gut passt diese Messe zu Ihrer Marketingstrategie?
2. Wie passend sind die Messetermine?
3. Welche anderen Events überschneiden sind mit diesen Terminen?
4. Wie geeignet ist der Messeort?
5. Wie hoch ist die Prozentzahl der Fachbesucher, die in unsere Hauptzielgruppe fallen?
6. Wie ist die Prozentzahl an Besuchern, die aus unseren Hauptabsatzgebieten stammen?
7. Welche Aktivitäten unternimmt der Messeveranstalter, um die Messe zu promoten?
8. Wie war die Erfolgsbilanz dieser Messe in der Vergangenheit?
9. Welche unserer Konkurrenten stellen ebenfalls an der Messe aus?
10. Wird das Messemanagement eine Liste mit bisherigen Ausstellern anbieten, um objektive Direktrecherchen zu ermöglichen?
11. Hat jemand aus unserer Firma die Messe bereits in der Vergangenheit besucht?
12. Wie hoch wird unser Investment in die Messebeteiligung sein müssen?
13. Welche Art von Werbeunterstützung bietet das Messemanagement an?
14. Welches Qualitätsmonitoring -/zertifizierung kann der Messeveranstalter anbieten?
15. Mit welchem „Return on Investment“ kann von jeder Messe gerechnet werden?

INDIVIDUELLE MESSEPLANUNG
Die Planung sollte 9-12 Monaten vor dem Event beginnen.

1. Wie passt genau diese Messe in unsere aktuelle Marketingstrategie? Wollen wir… existierende Produkte/Leistungen in existierenden Märkten steigern?  Neue Produkte/Leistungen in existierenden Märkten einführen? Existierende Produkte/Leistungen in neuen Märkten einführen? Die Firma in neuen Märkten vorstellen? Die Firma in existierenden Märkten vorstellen?
2. Welche Produkte/Produktlinien müssen ausgestellt werden?
3. Wer ist auf dieser Messe unsere primäre Zielgruppe?
4. Was sind unsere Messeziele?
5. Haben wir einen schriftlichen Messeplan?
6. Wurde ein Ausstellungsbudget erstellt?
7. Wurde unser Platz beim Veranstalter reserviert?
8. Wurde die nötige Anzahlung bezahlt?
9. Welches Standdesign wird unseren Zielen am besten entsprechen?
10. Können wir unseren aktuellen, vorhandenen Messestand aufpolieren und weiter verwenden?
11. Brauchen wir ein neuen Messeauftritt?
12. Benötigen wir einen klassischen, tradionellen Messestand oder ist eine modulare, leichte Konstruktion die bessere Lösung?
13. Benötigen wir neue Graphiken? Wieder als Posterdrucke oder als Stoffbanner?
14. Welche Messeleistungen/-Elemente müssen bestellt werden: Beschriftung? Elektrizität? Bodenbelag (z.B. Teppichboden, Laminat)? Medienausstattung? Rohrleitung/Luft/Wasser/Abfluss? Stand-Reinigungsservice? Pflanzen/Blumendekorationen? Telefon? DSL? Prospektdrucke? Papierkörbe? Möbel?
15. Ist eine Standbewachung erforderlich?
16. Wurde Standaufbau und-abbau organisiert?
17. Welche Speditionsleistungen müssen organisiert werden?
18. Benötigen wir Leistungen des Messespediteurs (Gabelstapler, Kran, Leerguteinlagerung)?
19. Wurde eine Standhaftpflicht-Versicherung abgeschlossen?
20. Haben wir einen Werkzeugkasten für den Messestand auf der Ladeliste?
21. Wurden die nötigen Hotelreservierungen erledigt?
22. Wann ist die letzte Zahlung für unsere Standfläche fällig?

PROMOTION
Promotionsmaßnahmen müssen 6-8 Monate im Voraus geplant werden.

1. Welche Vor-Messewerbung muss organisiert werden? Persönliche Einladungen (z.B. mit Anreiz und Antwortformular)? Werbung (z.B. Fachveröffentlichungen, lokale Medien)? Direktmail? Telemarketing? Beziehungspflege? Website? Sponsoring?
2. Wurde unsere Standnummer in allen Vor-Messeveröffentlichungen berücksichtigt?
3. Müssen zusätzliche Kataloge/Prospekte/Preislisten gedruckt werden?
4. Wurden Pressemappen vorbereitet?
5. Müssen erweiterte PR-Aktivitäten geplant werden?      (z.B. Pressekonferenz)
6. Wurde unser Messekatalogeintrag fertig gestellt und abgeschickt?
7. Welche Werbegeschenke werden unsere Botschaft am besten verstärken?
8. Welche Vor Ort-Medienwerbung wollen wir organisieren? Flughafenwerbung? Plakatwände? Hotel-TV-Werbung? Öffentliche Verkehrsmittelwerbung? Hotelzimmerpromotion? Messekataloganzeigen? Sponsoring? Oder können wir uns das alles sparen?
9. Sollen wir ein Besucher-Preisausschreiben organisieren?
10. Steht unser Preisausschreiben oder Werbegeschenk in Einklang mit staatlichen Lotterie-Gesetzen?
11. Wie viele Messeeintrittskarten für VIP-Kunden und Mitarbeiter müssen bestellt werden?
12. Welche Art von Besucherbewirtung ist geplant?
13. Sind Abendevents mit Kunden vorgesehen? Wurden entsprechende Räumlichkeiten reserviert?

PERSONAL
Planen Sie Ihr Stand-Team 4-6 Monate im Voraus.

1. Wie viele Leute werden benötigt um Ihren Stand zu besetzen?
2. Wer sind die besten Mitarbeiter, um Ihr Unternehmen zu vertreten?
3. Wurde ein Standmanager ernannt?
4. Wurde ein professionelles Messepersonaltraining organisiert?
5. Wurde ein Vor-Messe-Vorbereitungsgespräch mit allen Standmitarbeitern angesetzt?
6. Ist das Standpersonal  mit den Produkten/Leistungen vertraut , die ausgestellt werden?
7. Wurde eine Produkt-Demonstrationsschulung organisiert?
8. Wird dabei ein technischer Experte zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten?
9. Wurde eine Kleiderordnung erstellt?
10. Wurden Namensschilder für das gesamte Standpersonal bestellt?
11. Hat das Standpersonal eine ausreichende Anzahl an Visitenkarten?
12. Wurde ein Stand-Zeitplan erarbeitet?
13. Wer wird den Standauf- und Abbau beaufsichtigen?
14. Ist diese Person in der Lage, nach Messeende die ordnungsgemäße Verpackung und Verladung der Exponate zu überwachen?

PRODUKTIVITÄT

Bereiten Sie möglichst viele der notwendigen Nach-Messeaktionen schon vor Messebeginn vor.

1. Wurde ein Messekontaktformular für die effiziente Erfassung der Standbesucher entwickelt?
2. Wurden tägliche Einsatzbesprechungen angesetzt?
3. Werden Dankesbriefe an alle registrierten Standbesucher kurzfristig verschickt?
4. Wie und von welchen Personen werden die ausgefüllten Messekontaktformulare nach der Messe weiter verarbeitet?
5. Wie werden eventuelle Bar-Abverkäufe vom Messestand überwacht?
6. Wie sieht das Bonus-/Anerkennungssystem für das Standpersonal aus?
7. Wie wird die Messebeteiligung für zukünftige Beteiligungen evaluiert?
8. Sind wir innerhalb des aufgestellten Messe-Budgets geblieben?
9. Muss das Budget für die nächste Veranstaltung überarbeitet werden?
10. Welche anderen nationalen /internationalen Messeveranstaltungen bieten sich für eine Potenzialanalyse an?

ERFOLGSFORMEL:
Sofort handeln, wo auch immer nötig. Planen Sie immer für das Unerwartete und seien Sie bereit zur Improvisation. Denken Sie daran, nicht alles wird auf der Messe oder dem Event immer exakt so laufen, wie Sie es geplant haben! Handeln Sie flexibel und bewahren Sie die Ruhe.